研字[2009]11号
为了加强研究生院文件的管理，规范文件的制定程序，保证文件质量，提高文件的执行效力，特制定本规定。
一、总则
1.本规定适用于：
研究生院起草或修订的校级公文、协议；
研究生院内部公文、政策性通知、录取协议、委培协议、定向协议、学业奖学金资助协议、“三助”聘任协议等。
以下统称“文件”。
2.文件的制定工作由院办公室统一管理。院办公室是研究生院文件制定工作的管理部门，主管全院的管理文件制定。
3.研究生院制定文件，应当遵循下列原则：
（1）不得与法律、法规、规章和国家的方针、政策相抵触；
（2）保证内容上的统一性，相互之间不得有矛盾和冲突；
（3）内容明确、具体，具有可操作性。
二、文件的制定
文件的制定，应当按照调研起草、征求意见、协调分歧、法律审核、报批及公布等程序进行。对于内容涉及研究生院两个或者两个以上处（办）的文件，应当由两个或者两个以上处（办）联合起草；联合起草的，可以由一个处（办）为主，其他处（办）配合。
1. 调研起草
起草文件，应当对制定文件的必要性和可行性进行研究，并对文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。
2. 征求意见
起草文件，应当充分征求相关职能部门、院（系、所）、学生、教师或者专家的意见。与学生利益相关的，要征求学生意见；与教师利益相关的，要征求教师意见。
3. 协调分歧
相关职能部门、院（系、所）、学生、教师或者专家对文件草案内容提出意见的，起草部门应当予以研究处理，并反馈处理意见。
研究生院相关处（办）对文件草案内容提出重大分歧意见的，起草部门应当进行协调；协调不成的，报研究生院院务会议或者学校协调、裁定。
对重大分歧意见的协调和处理情况，应当在起草说明中予以说明。
4. 法律审核
文件报批前，应就文件中可能涉及的法律问题，征求学校法律顾问的意见。
5. 报批及发文
文件草案由负责起草的处（办）报院办公室，院办公室组织相关处（办）会签或召开院务会议讨论通过后，研究生院常务副院长签发，由院办公室发文。
校级公文在分管校领导签发后，由校办公室发文。
6. 报批文件，应当提供下列材料：
（1）文件草案；
（2）起草说明（包括制定文件的目的、依据、主要内容和重大分歧意见的协调情况等）；
（3）征求意见的有关材料；
（4）其他参阅材料。
三、附则
1. 文件公布后，由院办公室负责送达研究生院各处（办）并报送相关机构备案。
2. 文件制定部门应当经常对文件进行清理，并根据实际情况的变化，以及法律、法规、规章和国家的方针、政策的调整情况，对已公布的文件进行修订或者废止。
3.院办公室负责文件的汇编，每两年汇编一次。
4.本规定由院办公室负责解释。
5.本规定自发布之日起施行。
二〇〇九年十月十六日
